Portal de Fornecedores — Manual
Portal de Fornecedores — Manual
Para fornecer para a ETERC, sua empresa precisa passar pela homologação: um cadastro com os dados e os documentos da empresa, que a equipe da ETERC analisa antes de aprovar. Tudo começa pelo formulário público de cadastro. Não é preciso criar conta nem senha.
O formulário tem nove etapas, mostradas na barra do topo da página:
No fim, marque a declaração de que as informações são verdadeiras, resolva o pequeno cálculo de verificação de segurança e clique em Enviar Cadastro.
Todos os avisos do processo vão para o e-mail do responsável pelo cadastro: o número de protocolo, o resultado da análise e os links para corrigir ou completar documentos. Confira o endereço com cuidado. Se ele estiver errado, você não recebe nada.
Obrigatórios:
Quando se aplicam ou opcionais: licenças e alvarás (ou declaração de dispensa), registro em órgão de classe (ex.: CREA), certidões negativas federal, estadual, municipal, do FGTS e trabalhista (PDF), atestados de capacidade técnica, relação da equipe técnica, balanço patrimonial e DRE dos 2 últimos exercícios (se a empresa for obrigada), declaração de faturamento (para ME, EPP e MEI) e outros documentos.
Cada campo mostra os formatos que aceita. Enviar as certidões já no cadastro costuma agilizar a análise.
Para saber em que ponto está, veja Acompanhar o andamento.
Depois de enviar o cadastro, você pode ver em que ponto está a homologação a qualquer momento, sem senha. Basta o número do protocolo.
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Aguardando Análise | O cadastro chegou e está na fila da equipe da ETERC. Não é preciso fazer nada. |
| Em Análise | A equipe está conferindo os dados e os documentos. |
| Documentação Complementar Solicitada | A ETERC precisa de algo a mais. Você recebe um e-mail com o pedido e um link para responder. Veja Documento rejeitado e complemento. |
| Aguardando Aprovação | A análise terminou e o resultado está sendo decidido. |
| Aprovado | A empresa está homologada. A página mostra até quando a homologação vale (1 ano a partir da aprovação). |
| Reprovado | A homologação não foi aprovada. A página mostra o motivo. |
| Expirado | A homologação passou da validade de 1 ano. Para voltar a fornecer, fale com a ETERC sobre a renovação. |
Um documento rejeitado não muda a situação da página. Nesse caso, o aviso chega por e-mail, com o link para enviar o documento corrigido.
Durante a análise, a ETERC pode precisar que você corrija um documento ou envie algo a mais. Nos dois casos você recebe um e-mail com um link. Pelo link, você responde direto no portal, sem senha.
Quando um documento enviado não é aceito, chega o e-mail "Retificação de documento necessária". Ele diz qual documento foi rejeitado e o motivo.
Se mais de um documento for rejeitado, chega um e-mail e um link para cada um.
Quando a ETERC precisa de uma informação ou de um documento a mais, chega o e-mail "Documentação complementar necessária", com o que está sendo pedido. Na consulta pelo protocolo, a situação passa a ser "Documentação Complementar Solicitada".
O mesmo tipo de pedido pode chegar durante a verificação dos documentos de um contrato. Funciona do mesmo jeito.
Quando a ETERC negocia uma contratação com sua empresa, ela pede um conjunto de documentos: o checklist do contrato. Esta etapa é uma verificação documental. Ela é diferente da homologação, que trata do cadastro da empresa.
Importante: esta etapa não garante a contratação. Nenhuma mensagem enviada antes da aprovação, nem os e-mails trocados durante o processo, significam que o contrato existe. O contrato só passa a valer depois de assinado por todas as partes.
Você recebe o e-mail "Documentação necessária — Verificação Contratual", com o protocolo (no formato ETERC-CT-AAAA-NNNNN), o objeto, as datas e o valor estimados e a lista de documentos. O link para enviar está no botão Enviar Documentação.
Se a homologação da sua empresa for reprovada, a verificação do contrato é interrompida, e você recebe o e-mail "Solicitação contratual interrompida".
Esta etapa só existe quando o contrato é feito sobre o modelo de contrato da sua empresa (contrato de adesão). Nesse caso, você envia a minuta (o texto do contrato), e o jurídico da ETERC revisa. A troca pode ter várias rodadas, todas pelo portal. Nos outros contratos, o modelo é o da ETERC e esta etapa não aparece.
Há dois caminhos:
As rodadas terminam quando o jurídico registra o parecer. Depois disso, não chegam mais links de minuta.
Durante a execução do contrato, a ETERC pede todo mês os documentos da medição: a documentação mensal exigida no seu contrato. O pedido chega por e-mail, com um link. Pelo link você envia os documentos, aos poucos se precisar. A nota fiscal só pode ser emitida depois do e-mail que autoriza a emissão.
O e-mail "Documentação da medição de {mês} — {contrato}" vai para o e-mail do contato responsável da sua empresa. Ele traz o contrato, a obra, os períodos medidos e a lista de documentos pedidos. O botão é Enviar documentação.
Se não houve medição num período, chega o e-mail "Sem medição no período". Nesse caso, não há documento nem nota fiscal a enviar para aquele período.
O código não vai no assunto do e-mail, só no texto. Se você não pediu um código, ignore o e-mail e avise a ETERC.
A ETERC confere cada documento. Se algum não for aceito, chega o e-mail "Documento a corrigir", com o motivo. O mesmo vale quando a explicação de "não se aplica" não é aceita.
Quando toda a documentação do mês é aprovada, chega o e-mail "Documentação aprovada" e a página do link passa a mostrar "Documentação aprovada.". Ainda não emita a nota fiscal: ela é autorizada por um e-mail próprio, enviado quando a medição for liberada no sistema da ETERC.